CE QUE LA COVID-19 PEUT NOUS APPRENDRE SUR LA PLANIFICATION DE LA CONTINUITÉ DES ACTIVITÉS

CONTINUITÉ DES ACTIVITÉS

CE QUE LA COVID-19 PEUT NOUS APPRENDRE SUR LA PLANIFICATION DE LA CONTINUITÉ DES ACTIVITÉS

Avant la COVID-19, seulement 21 % de membres de conseils d’administration estimaient que leurs organisations étaient « très préparées » pour réagir face à un événement indésirable. Dans cet article, nous examinons l’impact de la crise actuelle sur la planification de la continuité des activités.

Une étude auprès de 500 membres de conseils d’administration et de PDG, réalisée avant la pandémie et couvrant diverses entreprises à l’échelle mondiale, a cherché à évaluer le niveau de préparation des organisations à l’éventualité d’un événement ayant un impact négatif. Dans l’ensemble, les personnes interrogées ont estimé que leurs organisations, en matière de planification, de communication, de reprise et de capacité d’adaptation, se situaient quelque part entre « préparé » et « plutôt préparé ».

La préparation est l’élément essentiel pour réussir à gérer les événements indésirables comme une pandémie. Les organisations doivent s’assurer qu’elles disposent d’un plan de continuité des activités (PCA) à jour et proactif. Elles doivent s’assurer, en priorité, que les structures sont en place pour que leurs activités puissent se poursuivre en cas d’incident à impact négatif.

Un message à retenir de la pandémie de COVID-19 est que les entreprises dotées d’un PCA efficace ont généralement bien réagi face à la pandémie et au ralentissement économique causé par la pandémie.

PLAN DE CONTINUITÉ DES ACTIVITÉS

Les PCA devraient être réévalués et mis à jour annuellement. Cela devrait être une pratique courante et un impératif stratégique pour toute entreprise qui souhaite faire de progrès. Le plan doit reconnaître l’importance de la protection des employés, l’actif le plus précieux d’une entreprise, et doit se concentrer sur le maintien du « statu quo ».

La pandémie de COVID-19 a mis en évidence plusieurs aspects importants dont les organisations doivent tenir compte lors de la rédaction d’un PCA. Premièrement, il doit contenir des plans pour le travail à distance. Deuxièmement, il doit s’assurer que les fonctions critiques, telles que les opérations de la chaîne d’approvisionnement, peuvent continuer comme prévu même lorsque les employés ne peuvent pas être présents en raison des règles de quarantaine/de distanciation sociale. Troisièmement, il doit se concentrer sur l’impact d’une pandémie.

Alors que certains événements indésirables peuvent n’affecter qu’un ou deux aspects d’une entreprise, une pandémie ou un événement semblable affectera tout. Cela réduira la capacité des employés et des clients à voyager, diminuera les effectifs et augmentera la demande d’équipement de protection individuelle (EPI) spécialisé, de surveillance supplémentaire des employés et le travail à distance.

Le fait de se concentrer sur les éléments mentionnés ci-haut lors de la planification de la continuité des activités apportera également des bénéfices en absence de pandémie. Par exemple, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les employés peuvent être tenus à l’écart de leur lieu de travail – déversements de produits chimiques, pannes de courant, dommages causés par les tempêtes, etc. Il convient également de préciser que, alors que nous commençons à revenir à la normale, de nombreuses entreprises et employés se seront habitués au travail à distance et pourront choisir de continuer à travailler de cette manière, dans la mesure du possible.

LEÇONS RETENUES DE LA COVID

Les entreprises bénéficient de plusieurs façons d’investir dans un PCA proactif. Certaines expériences récentes ont démontré que de façon générale, les organisations dont les PCA se concentrent sur la protection des employés avec une approche du maintien du statu quo subissent moins de pertes financières.

La pandémie de COVID-19 a également offert aux organisations une occasion unique de mieux comprendre leurs faiblesses et vulnérabilités. Contrairement aux exercices simulés, la crise actuelle a mis à l’épreuve les PCA en temps réel et en situation réelle. Cela a donné aux organisations l’occasion de résoudre les problèmes et d’introduire des améliorations à leur PCA qui profiteront à l’entreprise et renforceront les activités de celle-ci. Inversement, les entreprises qui n’exploitent pas un PCA adapté aux activités ont éprouvé des difficultés à revenir au « statu quo », une situation qui peut durer longtemps.

La COVID-19 a également démontré qu’un élément essentiel de tout PCA proactif, dorénavant, doit être l’inclusion de plans de travail à distance. Sans ce plan, l’entreprise peut ne pas être en mesure d’exercer ses activités, mais avec un tel plan en vigueur, l’entreprise peut s’attendre à s’approcher le plus possible de son plein rendement.

ÉLÉMENTS À CONSIDÉRER

Alors que les entreprises du monde entier commencent à travailler dans la « nouvelle normalité », elles devraient voir la COVID-19 comme une occasion d’apprendre et de s’améliorer. Les questions qu’elles devraient se poser comprennent : « Qu’ont-elles eu à gérer pendant la crise? », « À quel niveau se situait le manque de préparation? », « Quelles étapes doivent être incluses dans leur PCA? » et « Quelles alternatives étaient disponibles si le plan initial avait échoué? »

Les entreprises qui ont documenté les mesures prises pendant la pandémie se sont retrouvées dans une position plus avantageuse. La vérification leur permet de créer un ensemble d’actions éprouvées pour définir des règles conformes aux meilleures pratiques. Pour être efficace, ce processus doit impliquer tout le personnel essentiel du site.

Au cœur de chaque PCA efficace se trouvent des stratégies visant à maintenir la fourniture efficace de produits et services essentiels. Cela doit inclure l’affectation de tâches clairement définies aux personnes chargées de la gestion de crise pour assurer la continuité des activités. Le plan doit également évaluer l’accès des employés et être prêt à adopter des solutions à la fine pointe de la technologie et plus rudimentaires.

SOLUTIONS DE SGS

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Nos services offrent plusieurs avantages, notamment :

Profil de risque amélioré
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Réduire l’impact financier des incidents
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