AUDITORÍA REMOTA: MANTENER LA CERTIFICACIÓN DURANTE LA PANDEMIA DE COVID-19

AUDITORÍA REMOTA

Auditoría remota:

Mantener la certificación durante la pandemia COVID-19

Las medidas para comprobar el avance del Coronavirus han tenido un profundo efecto en los negocios mundiales, pero, a pesar de una desaceleración económica general, no se ha detenido. En todo el mundo, las instalaciones todavía necesitan auditoría para garantizar que cumplen con las regulaciones gubernamentales y las normas de la industria. Con los bloqueos y el distanciamiento social que se aplican en todo el mundo, ¿cómo pueden las empresas garantizar la continuidad en su auditoría?

La pandemia COVID-19 ha reforzado la necesidad de altos estándares en términos de salud pública y cumplimiento normativo. Sin embargo, ha creado un dilema: ¿las instalaciones deben ser auditadas para asegurarse de que están cumpliendo con las normas correctas y, sin embargo, las auditorías son a menudo difíciles o imposibles debido a las restricciones asociadas con un bloqueo?

Auditoría remota

Siempre que sea posible, los auditores de SGS seguirán visitando sitios para llevar a cabo las auditorías pertinentes en persona. Esto no va a ser posible para muchas instalaciones durante la pandemia COVID-19 y para esos negocios, la auditoría remota es la respuesta. Implica una auditoría parcial o completa fuera del sitio realizada utilizando aplicaciones móviles o de escritorio.

Las soluciones de auditoría remota de SGS utilizan tecnología moderna para cubrir todos los aspectos de una auditoría normal. Al igual que una auditoría en la organization, también requieren acceso al personal con responsabilidades relacionadas con el plan de auditoría y las aportaciones

Las soluciones de auditoría remota de SGS se pueden adaptar a las necesidades individuales de la auditoría de certificación y la instalación. El proceso general, sin embargo, normalmente implicará:

1. Planificación de auditorías remotas y evaluación de las herramientas TIC disponibles
2. Programación de auditoría remota
3. Comunicación con su auditor sobre detalles logísticos y tecnológicos
4. Cliente para preparar y presentar documentos relevantes
5. Realizar auditoría
6. Informe de auditoría preparado y enviado
7. Acciones correctivas por inconformidades
8. Recibir certificado (si corresponde)

Del mismo modo que la estructura de la auditoría se puede adaptar para satisfacer los requisitos específicos de la evaluación, también podemos adaptar la tecnología que utilizamos en función de la evaluación de nuestros expertos técnicos. Nos comprometemos a ofrecer un servicio de auditoría similar y para lograrlo estamos utilizando sistemas como QIIQ, una aplicación de auditoría remota, junto con otras soluciones de conferencias web, como Microsoft Teams y Skype. El Administrador de cuentas de SGS recomendará qué sistema es más aplicable durante la programación de auditoría remota.

QIIQ es una aplicación de auditoría remota que conecta al cliente con el auditor dondequiera que se encuentre en el mundo. Permite al gerente de calidad de la instalación interactuar directamente con el auditor, lo que les permite compartir información en tiempo real.

Para que la auditoría remota sea eficaz, es imperativo que la instalación que se audita tenga una conexión a Internet sólida. El cliente debe asegurarse de que tiene suficiente ancho de banda antes de la reunión y estar seguro de que puede admitir conferencias web. Los auditores intentarán volver a conectarse al cliente si se pierde la conexión durante la auditoría.

Preparación

Es importante que el auditado considere lo que puede ser necesario antes de la auditoría. Las cosas a considerar incluyen:

1. Personal clave: el auditor necesitará acceso al personal designado durante toda la auditoría y a los principales dirigentes durante las reuniones de apertura y clausura. Es probable que también se requiera una alta dirección en otros puntos del proceso de auditoría

2. Documentación – el auditor solicitará varios documentos para ser enviados por correo electrónico a ellos durante la auditoría. Estos pueden incluir registros y planes de auditoría internos, actas y acciones de reuniones de gestión, registros de quejas y correcciones, documentos de procesos principales, etc.

3. Disponibilidad del sitio: algunos estándares y certificación requieren un recorrido por el sitio. Cuando esto sucede, la instalación debe tener a alguien disponible para llevar a cabo el recorrido usando una cámara móvil o cámara web

Al igual que con una auditoría una organización estándar, si alguno de estos factores no está disponible fácilmente, retrasará el proceso de auditoría. El administrador de cuentas de SGS podrá repasar los diversos aspectos de lo que se necesitará durante la programación de auditorías. Esto puede incluir qué tecnologías utilizar para las visitas al sitio y las diversas funcionalidades del software que se necesitarán. El auditado también debe asegurarse de que su conexión WIFI sea adecuada para toda la auditoría. Por ejemplo, si la auditoría requiere un recorrido por el sitio, ¿la conexión WIFI cubrirá todo el sitio?

Auditorías incompletas

Si una auditoría remota no puede verificar completamente la eficacia de un sistema de gestión y, por lo tanto, no se puede completar la auditoría, situación que es más probable en el caso de las auditorías de recertificación, SGS se encargará de completar la auditoría en su organización, en una fecha posterior. Si procede, SGS puede prorrogar temporalmente el período de validez de un certificado hasta por seis meses. Esto está sujeto a una auditoría remota exitosa y debe ir seguido de una auditoría dentro del plazo y antes de la expiración del certificado.

Ventajas

La auditoría remota de SGS tiene varias ventajas para los clientes. Permite:

Mantenimiento de la certificación
Mayor flexibilidad en los procesos de auditoría
Interrupción limitada de las operaciones y las cadenas de suministro

Durante la pandemia COVID-19, la auditoría remota es la solución perfecta para dilear cómo mantener la certificación en un momento de bloqueos y distanciamiento social.

Más información sobre

Más información sobre Auditoría remota de SGS.

Contáctenos: certification@sgs.com

AUDITORÍA REMOTA