AUDIT À DISTANCE: MAINTIEN DE LA CERTIFICATION PENDANT LA PANDÉMIE DE LA COVID-19

AUDIT À DISTANCE

AUDIT À DISTANCE:

MAINTIEN DE LA CERTIFICATION PENDANT LA PANDÉMIE DE LA COVID-19

Les mesures visant à freiner la progression du coronavirus ont eu un effet marqué sur le commerce mondial, mais, malgré un ralentissement économique généralisé, il n’a pas cessé. Partout dans le monde, les installations doivent encore faire des vérifications pour s’assurer qu’elles demeurent conformes aux réglementations gouvernementales et aux normes de l’industrie. Avec des mesures de confinement et la distanciation sociale en vigueur aux quatre coins de la planète, comment les entreprises peuvent-elles assurer la continuité de leurs audits?

La pandémie de la COVID-19 a renforcé la nécessité de normes élevées en matière de santé publique et de conformité réglementaire. Elle a cependant créé un dilemme : les installations doivent faire l’objet d’audits pour s’assurer qu’elles sont conformes aux normes appropriées malgré le fait que les audits sur place sont souvent difficiles ou impossibles à réaliser en raison des restrictions associées à un confinement.

AUDIT À DISTANCE

Dans la mesure du possible, les auditeurs de SGS continueront de se rendre sur place aux sites pour mener les audits nécessaires en personne. Cela ne sera pas possible pour de nombreuses installations pendant la pandémie de la COVID-19 et pour ces entreprises, l’audit à distance est la solution. Il s’agit d’un audit hors site partiel ou complet réalisé à l’aide d’applications mobiles ou de bureau.

Les solutions d’audit à distance de SGS utilisent les technologies modernes pour couvrir tous les aspects d’un audit normal. Tout comme pour un audit sur place, les auditeurs doivent également avoir accès au personnel ayant des responsabilités liées au plan d’audit et la contribution de la haute direction pendant les étapes pertinentes de l’audit, notamment les réunions d’ouverture et de clôture.

Les solutions d’audit à distance de SGS peuvent être adaptées aux besoins individuels de l’audit de certification et de l’installation. Le processus général, cependant, impliquera normalement :

1. Planification de l’audit à distance et évaluation des outils de technologie de l’information et des communications disponibles

2. Planification de l’audit à distance

3. Communication avec votre auditeur sur les détails logistiques et technologiques

4. Le client doit préparer et soumettre des documents pertinents

5. Mener l’audit

6. Rapport d’audit préparé et envoyé

7. Mesures correctives pour les non-conformités

8. Réception d’un certificat (le cas échéant)

Tout comme la structure de l’audit peut être adaptée pour répondre aux exigences précises de l’évaluation, nous pouvons également adapter les technologies que nous utilisons en fonction de l’évaluation de nos experts techniques. Nous nous engageons à offrir un service d’audit à données comparables et pour y parvenir, nous utilisons des systèmes tels que QIIQ, une application d’audit à distance, avec d’autres solutions de conférence Web, telles que Microsoft Teams et Skype. Le chargé de compte SGS recommandera le meilleur système à utiliser au cours de l’étape de planification de l’audit à distance.

QIIQ est une application d’audit à distance qui permet au client et à l’auditeur de communiquer, peu importe l’endroit où ils se trouvent dans le monde. Elle permet au responsable de la qualité de l’établissement d’interagir directement avec l’auditeur, ce qui leur permet de partager des informations en temps réel.

Pour que l’audit à distance soit efficace, il est impératif que l’établissement faisant l’objet de l’audit dispose d’une connexion internet stable. Le client doit s’assurer qu’il dispose d’une bande passante suffisante avant la réunion et être certain qu’il peut prendre en charge la conférence Web. Les auditeurs essaieront d’établir une nouvelle connexion au client si la connexion est interrompue pendant l’audit.

PRÉPARATION

Il est important que l’entité auditée tienne compte de la disponibilité de certains éléments avant le début de l’audit. Les éléments à tenir compte sont les suivants:

1. Personnel clé – l’auditeur devra avoir accès au personnel désigné pendant toute la durée de l’audit et à la haute direction pendant les réunions d’ouverture et de clôture. Il est probable que la présence de certains membres de la direction générale sera également nécessaire à d’autres moments au cours du processus d’audit.

2. Documentation – l’auditeur demandera que divers documents lui soient envoyés par courrier électronique pendant l’audit. Il peut s’agir de dossiers et de plans d’audit interne, de procès-verbaux de réunions et de mesures de la direction, de registres de plaintes et de mesures correctives, de tout document relatif aux processus de base, etc.

3. Disponibilité du site – certaines normes et certifications nécessitent une visite du site. Dans ce cas, l’installation doit avoir une personne disponible pour effectuer la visite à l’aide d’une caméra mobile ou d’une caméra Web.

Comme pour un audit sur place standard, si l’un de ces éléments n’est pas facilement disponible, le processus d’audit prendra du retard. Le chargé de compte SGS pourra passer en revue les différents aspects de ce qui sera nécessaire lors de la planification des audits. Cela peut comprendre les technologies à utiliser pour les visites du site et les différentes fonctionnalités des logiciels qui seront nécessaires. L’entité auditée doit également s’assurer que sa connexion WIFI sera stable tout au long de l’audit. Par exemple, si l’audit nécessite une visite du site, la connexion WIFI sera-t-elle disponible dans l’ensemble du site?

AUDITS INCOMPLETS

Si un audit à distance ne permet pas de vérifier pleinement l’efficacité d’un système de gestion, et donc si l’audit ne peut être complété, ce qui est plus probable dans le cas des audits de recertification, SGS prendra alors les dispositions nécessaires pour compléter l’audit sur place à une date ultérieure. Le cas échéant, SGS peut prolonger temporairement la période de validité d’un certificat d’une période pouvant aller jusqu’à six mois. Ceci est sujet à un audit à distance réussi et doit être suivi d’un audit sur place dans les délais et avant l’expiration du certificat.

AVANTAGES

Les audits à distance de SGS présentent plusieurs avantages pour les clients. Ils permettent notamment:

Maintien de la certification
Une plus grande flexibilité dans les processus d’audit
Perturbation limitée des opérations et des chaînes d’approvisionnement

Pendant la pandémie de la COVID-19, l’audit à distance est la solution parfaite au dilemme du maintien de la certification à une époque de confinements et de distanciation sociale.

En savoir plus sur Les audits à distance de SGS.

Contactez-nous: certification@sgs.com

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